MAKALAH
“DASAR-DASAR ILMU ADMINISTRASI”
DosenPengampu:Deny Hidayat ,M.Pd
Disusun oleh :
Rahmad : (1687203037)
Indah Widiastuti :
(1687203038)
Nova Febriana : (1687203014)
Nur Binti istiqomah : (1687203025)
MAJELIS PENDIDIKAN TINGGI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
PIMPINAN PUSAT MUHAMMADIYAH SEKOLAH
TINGGI KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN(STKIP) MUHAMMADIYAH SAMPIT 2017
Rahmad : (1687203037)
Indah Widiastuti : (1687203038)
Nova Febriana : (1687203014)
Nur Binti istiqomah : (1687203025)
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat
ALLAH SWT. Yang Maha Panadai lagi Maha Bijaksana yang telah memberi karunia
kepada kami, sehingga makalah ini dapat disusun sebagai wujud kontribusikami
pada pemahaman tentang administrasi manajemen.
Ucapan
terima kasih sampaikan kepada dosen yang telah membimbing, mengajar, dan telah
mendukung, serta seluruh teman-teman, yang senantiasa mengapresiasikan
pemahaman terhadap administrasi manajemen.
Kami
memahami makalah ini jauh dari kata sempurna, oleh karena itu kami mohon
maaf yang sebesar-besarnya.
Harapan kami semoga makalah kami dapat
diterima sebagai wujud dedikasi kami, bagi terselenggaranya kontribusi pada
pemahaman Administasi dan Manajemen.
Penyun,
Sampit, 2017
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................1
DAFTAR ISI…......................................................................................................2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang..........................................................................................3
B. Rumusan Masalah......................................................................................5
C.Tujuan Penulisan.........................................................................................5
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Adminstrasi……….........……………………………………6
1. Administrasi Secara Etimologis.....................................................8
2. Administrasi dalam Arti Sempit……………….......……………..9
3. Administrasi dalam Arti Luas……………………….....………..10
B. PENGERTIAN MANAJEMEN………………………………....…….14
1.
Arti Manajemen Secara
Etimologis…………………………...…..14
C.
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.……..18
BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan...............................................................................................25
DAFTAR
PUSTAKA............................................................................................26
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Ilmu Administrasi adalah suatu ilmu pengetahuan yang masih
muda usianya dibanding dengan ilmu lainnya. Nanti pada akhir abad ke-19, ilmu
ini muncul ditengah-tengah ilmu pengetahuan lainnya yang telah ada. Meskipun
pengetahuan ilmu Administrasi ini baru saja berkembang, namun jauh sebelumnya
sudah ada persoalan Administrasi, yakni semenjak manusia hidup disamping
manusia lainnya.
Seperti diketahui
bahwa selama hidup seseorang lebih banyak berada dalam saling pengaruhnya
dengan orang lain daripada hidup menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu
hidup sendiri. Hampir sebagian besar kebutuhannya hanya dapat terpenuhi apabila
yang bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Hal ini terutama sekali
disebabkan karena orang menghadapi pembatasan-pembatasan dalam usaha mencapai
kebutuhannya(Sutarto, 1979).
Mengenai pembatasan-pembatasan yang dihadapi orang dalam
usaha memenuhi kebutuhannya, Chester L. Barnard mengemukakan sebagai berikut :
Pembatasan-pembatasan pencapaian Tujuan adalah akibat 2
macam faktor, yaitu :
- Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang.
- Faktor-faktor fisik lingkungan.
Sebagai contoh,
ambillah kasus sederhana tentang sebuah batu yang terlalu besar untuk
dipindahkan oleh seseorang. Ini dapat dinyatakan sebagai “batu terlalu besar
bagi orang “ atau “ Orang terlalu kecil dibanding dengan batu “.
Dalam pernyataan
pertama kami mengatakan bahwa pembatasan terletak pada fisik lingkungan dari
orang, dalam pernyataan kedua kami menyatakan bahwa pembatasan terletak pada
kekuatan biologis orang, tetapi jelas pembatasan ada dalam keseluruhan situasi
(Sutarto,1979). Menurut Sutarto, keterbatasan seperti itu dapat dihilangkan
apabila yang memindahkan batu lebih dari seseorang.
Demikian pula halnya
kebutuhan seseorang yang besar dan berat, untuk dapat memenuhinya maka timbul
keharusan pada orang itu bekerjasama dengan orang lain. Dengan demikian
terjadilah usaha kerja sama.
Dari segenap proses
penyelenggaraan usaha kerja sama manusia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya
atau tujuannya, telah umum dikenal dalam dunia ilmu pengetahuan dengan suatu
istilah “ Administrasi “.
Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan lain-lain.
Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan lain-lain.
Jadi Administrasi itu
telah ada sejak adanya sekelompok manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama
karena dorongan oleh faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi
kebutuhan atau tujuan-tujuannya.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya, namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman, kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai tuntutan masyarakat.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya, namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman, kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai tuntutan masyarakat.
B.
Rumusan Masalah
1.
Pengertian
Administrasi dan manajemen?
2.
Proses/fungsi
Administrasi dan manajemen?
C.
Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui Administrasi dan manajemen
2. Untuk mengetahui proses/fumgsi Administrasi dan manajemen.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Ilmu Administrasi
lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan lahirnya ilmu ini tidak dengan
sendirinya tetapi melalui perjuangan yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya
agar ilmu ini dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan
masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan pengembangan. Sudah pasti
bahwa orang-orang yang menjadi pembina dan pengembang ilmu administrasi ini
adalah orang-orang yang telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu
administrasi, berikut orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada
umumnya.
Memang masih ada
berbagai masalah yang dihadapi dalam mengembangkan dan membina ilmu
administrasi ini, terutama di Indonesia, dimana ilmu administrasi belum lama
dikenal baik pada perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga pendidikan
rendah, begitu pula dikalangan masyarakat umum.
Adapun
masalah-masalah yang dihadapi dalam usaha pembinaan administrasi yang perlu
mendapat pemecahan antara lain :
- Masih dijumpainya beraneka ragam arti administrasi dalam literatur, begitu pula penggunaannya dalam percakapan sehari-hari.
- Persamaan istilah dan persesuaian paham tentang isi yang terkandung dalam suatu istilah masih menjadi persoalan pula. Misalnya istilah “Administration” dan “Management” masih sering dikacaukan oleh sebagian penulis Amerika, kedua istilah ini disamakan artinya.
- Adanya keanekaragaman istilah terjemahan untuk sesuatu istilah asing misalnya istilah “Management” di Indonesia menjadi :
a.
Kepemimpinan oleh Lembaga Administrasi Negara.
b.
Ketatalaksanaan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
c.
Manejemen oleh Balai Pembinaan Administrasi Universitas
Gajah Mada.
d.
Pembinaan oleh Departemen Hankam
e.
Kedudukan Ilmu Administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri
sendiri dan tempatnya dalam ilmu pengetahuan serta cabang-cabang.
Disamping masalah-masalah tersebut
diatas, maka salah satu faktor yang belum memungkinkan kelancaran perkembangan
ilmu administrasi di tanah air kita ini, ialah masih kurangnya ahli dalam
bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh bersedia menjadi pengembang dan pembina
ilmu ini.
Dewasa
ini semakin terasa pentingnya peranan administrasi dalam usaha-usaha kerja sama
manusia termasuk dalam usaha melancarkan pembangunan nasional.
Berbagai
pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang telah dilaksanakan dan tidak
ditunjang dengan kemampuan administrasi yang baik, telah mengalami
kegagalan-kegagalan dan kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan antara
perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya kemampuan
administrasi yang dimiliki.
Pada
dasarnya manusia dalam berusaha mencapai sesuatu tujuan selalu menghendaki
hasil yang lebih besar, dengan pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal
yang demikian hanya bisa dicapai apabila manusai di dalam usahanya itu
menerapkan asas efisiensi. Dengan kata lain ia harus mengadministrasi usahanya
sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil yang maksimal.
Betapa
pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama manusia ini, dapat dilihat dari
beberapa pendapat dari para ahli di bawah ini :
- Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi. Kelangsungan hidup pemerintah yang berdab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern (Siagian,1977).
- Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office Management” mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang yang mencapai sukses besar jikalau dia hanya pandai bekerja sendirian, dia harus pandai bekerja sama dengan orang lain. Dengan kata lain dia harus pandai organisasi, management, dan tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi, management, dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ). (Atmosudirdjo,1975).
- Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“ mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang ini adalah abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan dibidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya akan ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan efisien dan ekonomis”.
Apabila dianalisis
pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa usaha
kerja sama apapun yang dilakukan oleh manusia mulai dari yang paling sederhana
sampai pada usaha-usaha yang paling besar dan kompleks, baik usaha itu dilakukan
oleh swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau pemerintah seperti
usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil dengan sukses
apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang baik.
1.
Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis perkataan
Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari
kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate
berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio
berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan.
(Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha
untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan
semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2.
Administrasi dalam Arti Sempit
Perlu dipahami bahwa istilah
Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”.
Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda.
Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin
kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administratie”.
Administrasi dalam Bahasa Belanda
ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en
schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht
van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “.
(Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya
secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai
keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama
lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian
baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada
dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen
dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari
sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan
sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai
pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari aspek tata usaha.
(Atmosudirdjo,1986).
Jadi, pengertian Administratie
yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai
sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai
tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.
Pengertian Administrasi sebagai
kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan
oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “,
sebagai berikut :
“ Dalam arti yang sempit bahkan
pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha
ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang
berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat /
membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi.
(The Liang Gie,1972).
Arifin Abdulrachman (1971)
mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya
meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian,
penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam
pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas,
bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua ahli
tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam
arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya
merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap
organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia telah
lazim dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.
3.
Administrasi dalam Arti Luas
Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun
berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration”
(Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu
“Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu :
a.
Administrasi dalam pengertian
sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan
tatausaha, dan
b.
Administrasi dalam pengertian
sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas
diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas
pada bagian berikut.
Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada
administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi
yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus
mencakup tata usaha. Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi
dari kalangan ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :
- Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
- William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama.
- Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka
sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :
a.
Dilakukan oleh sekelompok orang
(dua orang atau lebih).
b.
Berlangsung dalam suatu bentuk
kerja sama.
c.
Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan
tertentu yang telah ditetapkan.
Ketiga
faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan
tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari pada
Administrasi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses)
yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin,
mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi,
meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya
kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut
”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam
pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie
& Sutanto,1977).
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja
sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak
dicapai dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga jumlah
dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat berbeda-beda pula. Selanjutnya
usaha itu dapat pula berlangsung pada waktu dan tempat yang berlain-lainan.
Tetapi pada setiap kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti
terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan.
Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu kebulatan kini biasanya menjadi
fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain
Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan
sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”.
Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi
di dalam organisasi. Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang
satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan
dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan
dari Administrator tadi.
Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan
rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan
pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian
kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu
pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.
Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian
kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh
sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :
- Mengajarkan suatu mata kuliah
- Menguji mahasiswa
- Melakukan penelitian
- Melaukan pengabdian kepada masyarakat
- Membuat skripsi
- Mengarang Buku
Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan
antara lain :
- Membuat rencana kerja tahunan.
- Membagi tugas antara pengajar.
- Menyusun kalender akademis.
- Menyusun jadwal perkuliahan.
- Mengatur ujian.
- Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain.
- Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas kepada para pengajar.
- Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.
- Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.
Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan
suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :
- Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.
- Menjalankan mesin pengolahnya.
- Menambahkan warna yang diperlukan.
- Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.
Sedangkan proses penataan miasalnya :
- Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.
- Mengurus keuangan pabrik itu.
- Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.
- Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977).
B.
PENGERTIAN
MANAJEMEN
1.
Arti Manajemen Secara Etimologis
Istilah manajemen yang bahasa Inggrisnya “management”berasal
dari beberapa bahasa seperti: (1) Bahasa Latin,yakni “managiere” yang artinya
melakukan, melaksanakan, mengurus sesuatu (Tanthowi, 19830); (2) Bahasa Italia,
“maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti mengendalikan = to
handle (Silalahi, 1989); (3) Bahasa Prancis, yaitu “manege” atau “manage”
artinya tindakan membimbing, memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan
kata manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda” (Tanthowi,
1983, Atmosudirdjo, 1986) ; (4) Bahasa Inggris sendiri istilah itu dikenal
dengan “management” yang bentuk infinitifnya adalah “to manage” yang berarti
menangani, mengendalikan, menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu
(Atmosudirdjo, 1986).
Apabila diperhatikan secara cermat
kegiatan-kegiatan yang dikandung dari istilah asal usul manajemen tersebut
diatas, yakni : melakukan, melaksanakan, mengurus, mengendalikan, membimbing,
memimpin, mengemudikan, memerintah. melatih, menguasai, dan menyelesaiakan,
ternyata mempunyai kesamaan dengan kegiatan-kegian yang dikandung oleh istilah
“menata” atau “penataan”yang merupakan kegiatan administrrasi. Jadi, memang
wajar kalau ada pandangan dari beberapa ahli yang menyamakan istilah
administrasi dengan manajemen.
e. Definisi Manajemen
Berikut ini dikemukakan beberfapa definisi manajemen menurut
para ahli dibidang ini.
Frederick Winslow Taylor, sebagai bapak manajemen ilmiah
memberi rumusan manajemen seperti ini: “Management, the art of management, is
defined as knowing axactly what you whant to do and the seeing that they do it
in the best and cheapest way ( Tanthowi. 1983).Artinya: Manajemen, seni dari
manjemen diartikan sebagai kepandaian yang sungguh-sungguh tentang apa yang
dikehendaki dari menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan mengawasi mereka
mengerjarkan sesuatu dengan sebaik-baiknya dan dengan cara yang paling murah.
Menurut George R. Terry dalam bukunya: The Principle of
management, mengatakan: “Management is a distinct procece consisting of
planning, organizing,actuating, and controlling, utiliting in each both science
and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives”(
Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas: perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, dan pengawasan, dengan memanfaatkan
baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya)
(Handaya ningrat, 1982).
Sheldon (dalam Tanthowi, 1983) dalam bukunya “The Philosophy
of Management” memberikan rumusan manajemen seperti ini: “mangement proper is
function in the indudusty conderned in the execution of policy : within the
limits set up by administration and the employment of the organization for the
particular objecks set before it” (Manajemen adalah fungsi dalam industri yang
berhubungan dengan kebijaksanaan dalam batas-batas yang telah ditetapkan dalam
administrasi dan penggunanaan organisasi untuk sasaran-sasaran tertentu
sebagaimana ditetapkan sebelumnya).
Selanjutnya Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai “kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
Akhirnya, Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan yang sudah ditetapkan.
Selanjutnya Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai “kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
Akhirnya, Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan yang sudah ditetapkan.
Apabila dicermati semua pendapat di atas, maka dapat
ditawarkan satu definisi manajemen yang lebih sederhana , yaitu: “Manajemen
adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur, memimpin, dan mengendalikan
semua sumber (resources) dalam rangka mencapai hasil atau Tujuan tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri – artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri – artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.
Manajemen juda sebagi ilmu, meskipun demikian tidaklah
sepenuhnya sebagai ilmu. Pekerjaan manajer dapat dianalisis dan diklasifikasi
secara sistematis. Jadi, ada aspek ilmiah dalam manajemen dan ada cirri-ciri
professional. Unsur-unsur manajemen dapat dianalisis, di organisasikan secara
sistematis dan dapat dipelajari oleh siapa pun yang mempunyai kecerdasan
normal.
Dari definisi yang ditawarkan terlihat adanya kegiatan
seperti mengatur, memimpin,dan mengendalikan. Hal ini, memberikan indikasi
bahwa kegiatan manajemen itu selalu didasarkan pada upaya-upaya yang teratur
atau sistematis, rasional dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya. Ketiga kata
itu pada hakekatnya mempunyai makna yang dapat mewakili fungsi-fungsi
manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Sedang yang dimaksud dengan semua sumber (resources) dalam
definisi itu adalah meliputi: tenaga kerja (man), sumber biaya (money),
material atau bahan-bahan (materials), peralatan dan mesin (machine),cara kerja
(method), pemasaran (market) atau pelayanan (service).
Dengan demikian manajemen itu merupakan rangkaian kegiatan
atau proses kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
dan pengawasan untuk mencapai hasil atau tujuan dengan memanfaatkan
sumber-sumber yang ada seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan,
cara-cara kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif.
D.
FUNGSI-FUNGSI
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah
diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan
organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses
pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang
harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan
sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana
belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen
itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang
dipergunakan.
Menurut Prof
Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial”
dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen
itu ialah :
1. Perencanaan (Planning)
2.
Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Peni laian (Evaluating)
Fungsi-fungsi
tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen.
Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat
atau cepat matinya organisasi.
A. Perencanaan (Planning)
Planning
dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara
matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian
tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen
yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain
tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik
tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
Salah satu
cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan
mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap
enam pertanyaan. yaitu :
a.
What(Apa)
d. How (Bagaimana)
b. Where (Dimana)
e. Who (Siapa)
c. When (Kapan)
f. Why (Mengapa)
Pertanyaan tersebut menjadi:
- Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
- Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.
- Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
- Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
- Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
- Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.
B. pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian
ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas,
tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi
yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan.
Definisi
tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian
merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun
sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila
pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai
fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa
pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat
digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.
Organisasi
sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa
bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas
kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang
telah ditetapkan.
C. Penggerakan (Motivating)
Penggerakan
ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan
rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan
organisasi dengan efisien dan ekonomis.
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di
tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan,
instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan
fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan
menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:
- Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
- Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut.
- Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
- Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
- Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
- Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
- Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.
D. Pengawasan (Controling)
Pengawasan
ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas
terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan
pengawasan.
Artinya
bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama.
Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak
ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan
akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau
penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
Jelaslah
kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian
tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan
karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu
diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya,
akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk
diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa
seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan
yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja
setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki
kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak
mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang
lain.
Jika seorang
bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka
bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan
selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai
prakarsa mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya
sendiri. Ini tidak boleh terjadi.
Kendati
demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa
seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan
dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali
dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.
Proses
pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan
mempergunakan dua macam teknik, yakni:
1.
pengawasan langsung (direct
control)
2.
pengawasan tidak langsung (indirect
control)
Yang
dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadendiri
pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak
langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan
yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan
lisan.
Kelemahan
daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya
melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan
menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif
maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan,
pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan
mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan
yang salah.
Kesimpulannya
ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya
bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak
cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik
pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.
E. Penilaian (evaluating)
Penilaian
adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah
dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:
Penilaian
ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu
seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada
fase yang masih dalam proses pelaksanaan.
Penilaian
bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas
yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah
selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus
diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru
saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau
penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi,
harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga
harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.
BAB III
KESIMPULAN
Administrasi mengandung makna pelayanan atau pun
pengelolaan , Lembaga Administrasi Negara mengemukakan pentingnya administrasi
dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara .
Organisasi mengandung pengertian suatu wadah yang didalam nya
terdapat anggota-anggota yang merencanakan kerja untuk mencapai
tujjuan.organisasi dalam suatu pemerintahan berperan sangat penting.
Manajemen dan administrasi di
kemukakan oleh beberapa orang adalah artinya sama, dan adapula yang
mengemukakan berbeda .
DAFTAR PUSTAKA
Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan
Kepemimpinan Pendidikan
Bumi aksara Jakarta, 1995
Handoko, T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998
Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo Persada, Jakarta,2001
Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan
Aplikasi, Archan, Jakarta,
1995.
Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung,
Jakarta. 1997.